Hjelp til å søkja i databasane i Digitalarkivet

Når du går gjennom denne teksten kan det vera lurt å opna same database som i dømet og gjera dei same søka undervegs. Prøv så å gjera endringar i søka og ta gjerne i bruk meir avanserte søkemetodar. Databasen me har i dømet finn du her.

Søkekriteria
Avansert søk

Døme på eit søk:

Når du opnar ein database vil skjermbiletet sjå omtrent slik ut:

Biletet ovanfor er eit døme på ein database registrert frå ei kyrkjebok (Einar Iversen ved DIS-Rogaland har registrert klokkarbok B10 1893-1907 for Eigersund ladested). Me har standardisert visinga av kyrkjebokdatabasar, noko som gjer at dataa vert fordelte på to nivå. På det øvste nivået er opplysningane som gjeld sjølve "handlinga", og på nedste nivå vert alle personane lista. Denne visinga er den same som folketeljingane, som er viste med eit gardsnivå og eit personnivå.

Databasen er vist med den/dei første postane, og du blar i databasen ved å trykke på knappane Fremste, Førre, Neste og Siste. Om du ikkje ynskjer å sjå søkeboksane over databasen, trykker du på knappen Skjul søkefelt. Knappen Vis hjelp gjev deg litt informasjon om korleis du skal søkja. Trykker du på Utskrift-knappen, sender du sida til skrivaren din. Korrektur-knappen skal brukast til å varsla oss om feil i dataa. Med Analyse-knappen kan du lage statistikk av dataa.

Hurtigsøk
I alle databasar finn ein Hurtigsøk. Her kan me søkja i fleire felt samstundes (men berre i felta førenamn, etternamn, fødestad og fødselsår/alder). Det er ikkje naudsynt å skriva namn eller andre termar fullt ut.

Skriv me peder tollef 1870-80 vil systemet leita etter ein person med førenamn byrjar på peder, etternamn byrjar på tollef og med eit fødselsår mellom 1870 og 1880. Søkesystemet forstår at sjølv om me berre skriv peder, skal også personar som heitte meir enn Peder, t.d. Peder Ingvald, også visast. På same vis treng me ikkje skriva etternamnet (tollefsen) fullt ut, det held med tollef.

I Hurtigsøk har ein òg andre søkemetodar: Ei stjerne framfor søkeordet/søkeorda indikerar at det skal vera noko framfor. T.d.: *risto gjev deg alle stavevariantar av Kristoffer, inkludert namn framfor Kristoffer, om det er til stade.

Normalsøk
Normalsøket er delt i to søkemenyar i dei databasar der dataa er sorterte på to nivå, slik som med denne databasen, og dei store folketeljingane. Her kan ein søkja i to felt samstundes: eitt felt på handlingsnivået og eitt felt på personnivået - men ein kan òg søkja i berre eitt felt om gongen. No skal me gjera eit søk i databasen:

Me vil finna dåpen til Inga Lovise (fødd 19.01.1901) i 1901. Me byrjar med å setja opp søket for dåpsåret på handlingsnivået (Nytt handlingarsøk): Opna første "rullegardin"/nedtrekksmeny(A) og vel År. I neste nedtrekksmeny(B) vel me kriteriet alle termar, og skriv deretter 1898-1905 i den tredje boksen(C).

Ein kan aldri vita om opplysningar er skrivne inn korrekt, feil kan ha skjedd både i originaldokumentet og ved dataregistrering. Ein må derfor søkja slik at fleire stavevariantar eller årstal kjem med i søket. Denne metoden kallar me for "opne" eller "vide" søk. Merk at det er berre ved kriteriet alle termar at ein kan setja ein tidsperiode. Dei andre kriteria vil ikkje godta bindestrek i søkeordet.

No set me opp søkjet på personnivået (Nytt personsøk): Vel ei rolle (gjeld berre for kyrkjebøker): barn. I neste meny finn me førenamn og set her kriteriet til børjar på (vis). I søkeboksen skriv med inga. Først no trykker me på Søk-knappen.

Resultatet som kjem fram ser slik ut:

Me valde å sjå namnevariantane (kriteriet bjørjar på (vis)), så ingen data vert vist før me har gjort eit utval bland førenamna. I dette resultatet ser me dei variantane me kan velja, både i årstal og namn. Framfor årstala og namna står det avkryssingsboksar og framfor dei igjen står nokon tal - dette er frekvenstal. Frekvensen for årstala fortel oss kor mange gangar nokon med førenamn som byrjar på Inga er døypt i dei ulike åra. Medan frekvensen for namna fortel om kor mange barn døypt i den utvalde perioden, er gitt dei namna som er lista.

Me vil sjå det eine tilfellet av Inga Lovise, så me set ei hake i ruta framfor Inga Lovise. Samstundes må me setja hake framfor dei åra me trur at dåpen var. For å vera sikre, vel me alle årstal som ikkje har null som frekvenstal. Nå trykker me på Søk-knappen igjen. Som venta får ein opp eit treff på Inga Lovise (frekvenstal 1 i forrige vindu), me klikkar på tal-lenka framfor namnet hennar i dataa og får fram dåpen hennar og alle som deltok:

Dette var eit enkelt søk. No skal me gjera det litt verre. Me vil sjå om Inga Lovise hadde sysken. Me merker oss namna til foreldra og får fram eit blankt søkeskjema ved å klikke på knappen Ta bort søkeresultat.

Me gjer ingenting med Nytt handlingarsøk, men set opp eit Nytt personsøk ved å velje far i Rolle og førenamn børjar på asbj Me får då sjå dette resultatet:

Det er funne 6 tilfelle av fedre med Asbjørn til førenamn. Av opplysningane rundt førenamnet, kan det nesten sjå ut som det er same mann i alle seks tilfella. Her kan me anten klikka på tal-lenka først på kvar rad og sjå vedkommande i dei ulike dåpane og på det viset kontrollera om han er ein og same mann, eller me kan søkje etter kona hans, Lise Larsen.

Lenger oppe på resultatsida finn me oversikt over søket me har utført. Her kan ein halda fram med å søkja. Vårt søk etter asbj er no Tidlegare personsøk og Nytt personsøk står tomt. Her skal me no søkja:

Rolle er ikkje så viktig i dette søket, så mer gjer ingen val der. Me set opp søket til førenamn børjar på lis[a,e] og i siste nedtrekksmeny, der det står Same person, vel me Neste person.

Ein måte å laga eit ope søk på er å nytta klammar []. Set me ein bokstav i klammar er det valfritt om den skal vera til stades, men set me to bokstaver må ein av dei vera i resultatet. I dette tilfellet ynskjer me å få eit resultat med både Lise og Lisa. (Meir om søk med klammar under Avanserte søk.)

Søkesystemet står alltid på Same person når ein søkjer, så om ein skal laga eit kombinasjonssøk med fleire personar i same handling, må ein ikkje gløyma å endra dette til Neste person eller Same handling. Neste person kan nyttast når ein veit kven kven som er lista nedanfor: far kjem etter barn, mor kjem etter far, brud kjem etter brudgom osb. I andre tilfelle bør ein halda seg til Same handling.

Søk etter kona til Asbjørn med førenamn anten Lise eller Lisa gjorde ingen forskjell på lista vår, noko som tyder på at alle Asjbørn'ar er same mann. For å vera sikker må me halda fram med søk, denne gongen etter etternamnet til Lise/Lisa. Me veit at mora til Inga Lovise heitt Larsen så me søkjer etter ulike stavevariantar av det namnet ved å setja opp etternamn børjar på lars og endrar Same person til Neste person.

Lista over treff er no forminska med eit tilfelle, me må derfor halda det som svært sannsynleg at dei fem Asbjørn-ar som står att, sjølv om etternamn og fødselsår kan avvika, er dei same. No blar me oss gjennom lista ved å klikka på tal-lenka framfor kvar rad:

I 1894 fekk Asbjørn Olsen Warp og Lise Larsen ein dotter døypt Hansine Andrea. Fem år etter fekk dei Guri, merk at no står mora med namet Lisa Larssen, men me må tro at dette berre er ein stavevariant. I 1901 kjem så Inga Lovise og knappe 10 månader etterpå kjem ein son, Lars Andreas. Denne gongen heiter mora Lisa Larsdatter og både far og mor er vorte eit år eldre på fødselsåret. Me må likevel anta at det er dei same foreldra då me kan sjå at fadrane hos Inga Lovise og Lars Andreas går att. Etter to år kjem Anne Marie. Denne gongen heitar far berre Varp til etternamn, men også her taler mykje for at det er det same foreldreparet.

Gjennom dette dømet i lista over døypte i Eigersund ladested frå perioden 1893-1905 har me freista å syna korleis ein kan nytta søkesystemet i Digitalarkivet og kva ein bør tenkja på når ein søkjer.

Om søkekriteria

er lik - bør ein berre nytta i dei tilfelle ein er svært sikker på stavemåten eller i standardiserte felt så som for kjønn (m eller f, eller m eller k). Ver merksam på at stavemåten kan variera veldig, ein person kan heita Anne, Anna, Ane, Ana o.l. Feil i dataregistreringa kan det òg vera, både på namn og tal.

børjar på - er det kriteriet ein bør nytta til vanleg. Skriv ein eller fleire av dei første bokstavane i termen, t.d. an for å søkja etter namnevariantar av Anne. Det kan òg vera lurt å bruka dette kriteriet når ein søkjer på årstal, t.d. børjar på 185 gjev treff på heile 1850-talet.

børjar på (vis) - er eit godt alternativ til "børjar på"-kriteriet. Medan børjar på gjev deg resultat av søket ditt med ein gong, får du med børjar på (vis) sjå lister over alle variantane av namnet/årstala du søkte etter. I lista kan ein velja kva for variantar ein vil ta med seg vidare i søket, frekvenstal framfor variantane fortel kor mange treff som vil bli vist. Det er lurt å nytta dette kriteriet når ein forventar å få mange treff som ein ikkje skal ha med vidare i søkinga, t.d. søk på bøjrar på and på førenamn når ein berre skal ha gutenamn.

inneheld - kan vere svært nyttig, t.d. når ein skal søkja etter eit namn i eit felt der fleire namn er lista, t.d. eit felt som listar alla fadrane ved ein dåp, eller når ein skal søkje etter namn med varierande stavemåte i byrjinga av namnet, t.d. Christopher, Kristoffer, Krestofer o.l.

inneheld (vis) - er eit godt alternativ til "inneheld"-kriteriet, særleg når ein har eit svært "ope" søk. Her skjer det same som ved børjar på (vis): Ein får sjå dei aktuelle termførekomstane og kan luka bort dei ein ikkje treng før ein går vidare med utvalet sitt.

alle termar - gjer at du kan velja termar, t.d. namn, frå ei liste. Dette er svært nyttig når du ikkje heilt veit kva for søkeord du skal skriva eller ordet/namnet kan ha så ulike stavemåte at det knapt er råd å søkja etter det ved å skriva det inn. Om du vel eit felt og set søkekriteriet til "alle termar " (søkeboksen skal vera tom), vil du få fram ei liste med alle termar for det feltet. Du kan så setja ei hake framfor dei du er interessert i å sjå meir på før du trykker på Søk-knappen. Ver merksam på at søking med kriteriet alle termar kan resultera i så mykje informasjon at datamaskinen kan ha problem med å ta imot alt sammen, og såleis låsa seg. Me har derfor avgrensa søket til kun å visa dei første 1000 førekomstane.

Avansert søk

? - erstattar kva som helst bokstav i ein term: Ann? gjev treff på Anne, Anna, Anny, osb.
* - erstattar ingen, ein eller mange bokstavar i ein term: *ristoffer gjev treff på Kristoffer, Christoffer, men óg på Ole Christoffer.
[a] - bokstaven kan vera der, men må ikkje
[a,b] - ein av bokstavane må vera der
% framom ein term - systemet set inn høvelege hakar, samstundes som vokalar midt i blir tatt bort: børjar på %agt burde finna alle variantar av agate.
bindestrek - 1891-1900 vil finna alle år i denne perioden; alle termar d-f vis dei termane som børjar på d til og med f.

Sist oppdatert: 26. januar 2004

ASC