Norsk Arkivseminar 1998 i Rosendal – en oppsummering

Da vi fikk oppdraget med å utgjøre hovedtyngden av arrangementskomiteen for Norsk Arkivseminar 1998, fant vi raskt ut at Rosendal måtte være det rette stedet å legge arrangementet til. Rosendal er en verdig representant for vestnorsk natur, der fjorder og øylandskap møtes med fjell og breer. I tillegg er Rosendal vidt kjent for sine mange og flotte kulturminner. Og når den vestnorske våren er på sitt flotteste, er Rosendal også full av blomster i nær sagt alle farger. Kort fortalt, vi gledet oss til å vise fram en perle.

Selvsagt var vi klar over at vi måtte kalkulere med flere usikre momenter. Vestlandet i tåke og regnvær gir langt fra den opplevelsen som det samme landskapet badet i strålende sol under tindrende blå himmel. Derfor var det viktig for oss å velge riktig tidspunkt. Metereologisk statistikk ble konsultert, og vi fikk våre egne erfaringer fra skoledagene bekreftet, de siste tre ukene før eksamen midt i juni er de tørreste og de mest solrike Vestlandet kan oppvise. Vi mente å velge med stor omhu, og kom til at første uke i juni statistisk sett var den sikreste for godt vær og sol.

Arrangementet ble lagt til Rosendal Fjordhotell 3. til 5. juni 1998. Vi ville ha et program som skulle ta hensyn til og gjøre bruk av omgivelsene, og ville legge inn utflukter til kulturhistoriske severdigheter, men også gi anledning til fysiske utfordringer i form av fjellturer og breturer. Og interessen for seminaret virket upåklagelig, vi fikk langt over 100 påmeldinger. For arrangøren så derfor alt lovende ut. Vi skulle hente flertallet av deltakerne på Flesland flyplass, få kjørt dem til Hjellestad kai, for derfra å reise med veteranbåten Midhordland gjennom øylandskapet sørøstover og inn Hardangerfjorden, til vi kunne legge til ved kaien på Rosendal Fjordhotell.

Det vi ikke tenkte på, var at månedsskiftet mai/juni også har innspurten for alle tenkelige lønnsforhandlinger. Etter mange år med moderasjonslinje og rolig forhandlingsklima, var det kanskje naturlige tanker. Men så fikk vi våren 1998 det oppgjøret som rimeligvis i lang tid framover vil bli husket som det tøffeste. Streiker, aksjoner og blokader ble dagens orden. Snart var det streik i en sektor, og når man kunne pustet lettet ut fordi den konflikten var over, så kom det meldinger om fare for nye i beslektede bransjer. Ingen skulle kunne ta noe for gitt.

Arrangementskomiteen så med stigende uro på de kaotiske tilstandene, for vi var avhengige av at fly, buss og ferje gikk parallelt. Og på et tidspunkt så vi for oss at hele arrangementet måtte avlyses, fordi det kunne bli fly- og busstreik på samme tid. Busstreiken var et faktum, men vi hadde gjort avtale med transportør som ikke var direkte berørt av konflikten, og kvelden før arrangementet skulle begynne kunne vi roe oss ned med garantier om at alt var under kontroll, og at bussene ville stille som forutsatt på Flesland, til riktig tid.

Den første meldingen i nyhetene den følgende morgen var at "vår" transportør var satt under blokkade for angivelig streikebrytersk virksomhet. Det ble rapportert om slagsmål og høy temperatur. Frontene var uforsonlige. Det å transportere bortimot 100 mennesker fra Flesland til Hjellestad med buss er en grei oppgave. Den er også overkommelig med minibuss. Men når det oppstår kaos, og "alle" skal ha fatt i minibusser på samme tid, blir det traurig. I største hast ble det improvisert. Alle sjåfører med den minste anknytning til Statsarkivet i Bergen ble kalt ut, og med private biler ble transporten ordnet, slik at vi faktisk kunne forlate Hjellestad kai bare hårfint etter opprinnelig skjema. Vi pustet lettet ut.

Det vi i kaoset knapt hadde hatt tid til å konstatere, var at værgudene hadde slått seg vrange. Etter en pinseuke med 25 varmegrader og strålende vær, hadde vinden lagt seg på sydvest, med lavt skydekke og duskregn. Og værdamene på TV2 profeterte smilende at vondt skulle bli verre. Det skulle bli en uke med regn, regn og regn.

Til å guide oss gjennom turen med D/S "Midhordland" hadde vi fått med oss Anders Kåre Engevik, lokalhistoriker og lokalpatriot, som med sedvanlig innlevelse og taleglede orienterte om alt det vi kunne ha sett, om ikke skyene og disen hadde skjult det.

Meningen var at vi skulle ha startet seminaret om bord, men høytaleranlegget virket ikke like godt i alle salonger, så vi måtte skiple på programmet, og skyve riksarkivar John Herstad’s innlegg til første sesjon etter ankomsten til Rosendal. Programmet for seminaret var selvsagt sendt ut i god tid, men sykefrafall og andre avbud, gjorde det nødvendig å stokke om på det like inn i selve seminaret. Turen med "Midhordland" gikk i rolig tempo, og vi fikk tid til å servere lunsj, og foreta registrering og innkreving av egenandeler.

Ankomsten til Rosendal gikk greit, innkvarteringen tilsynelatende like så. Mange hadde ønsket seg enkeltrom, flere enn dem vi hadde mulighet til å skaffe, men inntrykket vårt var at romfordelingen likevel gikk rimelig uproblematisk.

Hovedtemaet for seminaret var Arkivverkets forhold til verden omkring oss, og riksarkivar John Herstad holdt første innlegg, der han orienterte om Arkivverket i Kulturnett Norge, om nye medier og de nye mulighetene, til å finne ressurser, få istand samarbeid på tvers av gamle sektorgrenser, og å lage en ny formidlingspolitikk.

Neste økt var også viet formidling, nemlig kataloginnledninger. Katalogene og deres innledninger er ofte noe av det første publikum møter når de kommer til arkivene. Er kataloginnledningene tilpasset de behov brukerne har? Lars Kalvik la fram sine erfaringer og tanker etter mange år som veileder i skranken på Kringsjå. Med en for ham sedvanlig veltalenhet og ironisk vidd pekte han på de forskjellige behov arkivbrukeren og katalogskriveren ofte ville ha, og han konkluderte med at det om nødvendig fikk bli to innledninger, en brukervennlig til å bli klok av for alminnelige folk, og en annen for å merittere skriveren.

Liv Mykland var også tiltenkt et innlegg om sine erfaringer med katalogstandarden fra arbeidet med håndboken for statsarkivenes arkiver. Hun måtte imidlertid melde avbud fra sykesengen, men sendte sine tilspissede konklusjoner, som vi la fram for forsamlingen.

Etter middagen den første dagen hadde vi lagt opp til omvisninger i Baroniet og i Skåla kirke. Det ble oppfriskende turer gjennom regnvått landskap.

I programmet hadde vi lagt opp til at førsteamanuensis Jan Oldervoll, Historisk institutt i Bergen, skulle ha redegjort for planene for Digitalarkivet, det ene elementet i Arkivverkets internettsatsing, men han måtte møte på en kongress om digitale arkiv i London, og Yngve Nedrebø gav i stedet en redegjørelse om erfaringene med og planene for Digitalarkivet.

Neste post var Arkivverkets forhold til forvaltningen, der Kari Remseth (Samhandling - fremtidens utfordring?), Jon Atle Haugen (Bruk av edb som verktøy i arkivskapingen i offentlig forvaltning), Martin Bould (Arkivarer og elektroniske arkiver) og Torkel Thime (Arkivverkets forhold til forvaltninga), hver gav sine synspunkter på utfordringer og oppgaver.

Gudmund Valderhaug fra Interkommunalt i Hordaland og leder for LLP, var gitt oppgaven med å orientere om arkivfloraen utenfor Arkivverket, og å formidle til forsamlingen sine synspunkter på forholdet mellom Arkivverket og disse andre arkivinstitusjonene som er vokst fram de siste tiårene. Han tok for seg kontaktflater og konfliktflater, og konkluderte med at kontakten var blitt både bredere og bedre med årene, og la også fram konkrete forslag til nye samarbeidstiltak.

Torsdag ettermiddag hadde vi satt av til utflukter. Vi hadde skissert to alternative turer, en tur til Mauranger og opp mot Bondhusbreen, og en fjelltur fra hotellet og opp til Malmangernuten (889 meter o.h.). Været så lenge ut til å forpurre disse planene, men ved lunsjtider torsdag vendte værgudene et blidere ansikt til. Det ble revner i skydekket, glimt av sol, og det tørket raskt opp. Turen til Malmangernuten kunne derfor gjennomføres, mens blokaden av bussoperatøren dessverre hindret turen til Bondhusbreen. 18 av seminardeltakerne gav seg på vandring mot toppen av Malmangernuten, og de fleste fikk merke at opp-stigningen satte fysikken på prøve. Men etter en times hard oppstigningen fulgte et roligere parti fram mot selve nuten, der vi fikk praktfull utsikt mot Sunnhordland og Midthordland, fra Bømlo i sørvest til Os i nordvest, og med sikt østover til Folgefonna, og like til fjellene på Hardangervidda.

For alle de som dessverre ble snytt for breturen, ordnet vi med omvisninger i Skåla kirke og i Skaaluren Skipsbygningsmuseum. Andre så seg om i Rosendal, eller tok turer i dalen ved baroniet.

Programmet fredagen var viet konservering. Først orienterte Christopher Harris om arbeidet til konserveringsutvalget, før Kjell Bols viste lysbilder og orienterte om skader og problemer med arkivmaterialet i arkievene.

Nest siste punkt på programmet var Generalforsamlingen til Norsk Arkivseminar. Rapporten fra det sittende styret ble lagt fra, og nytt styre ble valgt. Den store saken var innstillingen fra Bøe-utvalget om kostnader ved seminarene og om lokalisering av fremtidige arkivseminar. Kari Bøe gjorde først rede for arbeidet i utvalget, og de anbefalinger de var kommet fram til. Innstillingen ble så kort diskutert, og vedtaket ble å oversende innstillingen til det nye styret, med sterk anbefaling for stedsvalget for neste seminar.

Seminaret ble avsluttet med lunsj på hotellet, før vi sjekket ut og i god tid før 13.30 samlet oss på hotellets brygge, i vakkert solskinn. Arrangøren pustet lettet ut, vi hadde fått stadfestet at to busser vil stå på Hjellestad kai for å bringe flypassasjerene til Flesland. Vi gikk ut fra at våre prøvelser var over. Uroen begynte å melde seg igjen når vi så på klokken. Avtalt tid var der, uten at den bestilte båten viste seg. Via telefon fikk vi så brakt på det rene at skipperen hadde gått til feil sted, Rosendal kai, i stedet for Rosendal Fjordhotells brygge. Men avstanden mellom de to er kort, og båten kom seg raskt på plass.

Båtturen til Rosendal hadde tatt nær 4 timer med fjordabåten "Midhordland". Returen gikk med den langt mer moderne og kjappe katamaranen "Sunnhordland", og den gjorde samme turen unna på litt over en time. Og det var tydelig fra første stund at skipperen hadde det travelt, han skulle til Bergen for å gå i rute sørover. Korteste veg ble valgt, og tilsynelatende i maksimal fart. Men solen skinte, og for oss på dekk ble det en flott tur gjennom trange sund og forbi furukledte øyer.

Vi nådde Hjellestad, og kunne fornøyd konstatere at bussene var på plass. Vår fortvilelse ble derfor desto større da "vår" båt snudde inne i havnebassenget, og satte ut fjorden igjen. Vi gjorde anskrik, men fikk beskjed om at skipperen ikke hadde tid til å vente på at den båten som lå ved kaien fikk flyttet på seg. Skipperen gav oss beskjed om at han gikk direkte til Bergen. Bussene på land ble kontaktet, men bare den ene hadde mulighet til å gjøre omveien om Bergen, dessuten, sa de, ville det ikke være mulig å komme inn og ut av Bergen sentrum denne fredags ettermiddagen, for all trafikk stod fullstendig stille! Gode råd var dyre. På veien til Bergen passerer leia Flesland kai, der det er regulært anløp av hurtigbåtene. Det måtte bli siste redning. Skipperen fikk beskjed om at han hadde gjort seg skyldig i kontraktsbrudd ved å la være å gå til Hjellestad, og at vi ikke ville ha mulighet til å få passasjerene til de bestilte flyene, om vi ikke fikk gå inn til Flesland kai. Det ble godtatt, og vi fikk gjort e kjapt anløp, der storparten av dem som skulle med fly gikk i land. HSD hadde lovet oss å skaffe transport videre til flyplassen. Selv måtte vi bli med båten videre til Bergen. I ettertid fikk vi vite at det hadde vært så som så med transporten fra kaien. Lang tid hadde gått, og for en del av dem som skulle videre med første fly, var det blitt nervepirrende minutter. Men til sist kom transporten, og alle kom seg med de flyene de hadde bestilt.

Og selvsagt kunne det ha gått verre. Hurtigbåten som brakte oss tilbake fra Rosendal var et par uker seinere involvert i en kraftig kollisjon ved Haugesund! Og i det minste var det frisk luft, oppholdsvær og sol da seminardeltakerne vandret mot Flesland flyplass. Anne Hals sendte oss en hyggelig hilsen i etterkant, og hennes beskrivelse er så poetisk og vakker, at vi synes den fortjener en plass på trykk: "En vakker perlerad av arkivarer som dro på kofferter i sola siste dagen, var bare morsomt reiseminne. Det er bedre å vente ute på ei blomstereng enn inne på Flesland."

Det siste store, og langt fra uvesentlige spørsmålet var om budsjettet ville holde. Med så mange omkalfatringer og improvisasjoner er det lett å miste kontrollen over utgiftene. I vårt opprinnelige budsjett hadde vi lagt inn en liten margin, og vi kunne etter flere opptellinger med atskillig forbauselse registrere at overskuddet ikke bare var der, men også hadde økt litt! Det har vi å takke at de transportører og andre som fikk problemer med å oppfylle inngåtte avtaler, tok sitt ansvar og dekket ekstrakostnader, eller frafalt sine krav.

For oss arrangører ble det lærerike dager i Rosendal. Vi fikk prøve oss som improvisører, og fikk testet både blodtrykket og hvordan vi tålte stress-marginer. Det er vårt inderlige håp at kommende arrangører av Norsk Arkivseminar (og alle andre seminarer) skal få slippe lettere, og vi nytter anledningen til å ønske det nye styret lykke til.